作为机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的档案，涵盖了命令、指示、决定、布告等各类通用文书。这些档案不仅记录了单位的重要活动和决策，更体现了文书档案的独特价值和研究意义。

档案数字化加工，简而言之，就是利用扫描仪等先进设备，将纸质档案逐一转化为数字图像，这些图像可存储在多种载体上，如自带、自盘或光盘等。在转换过程中，需严格依据纸质档案的内在逻辑和联系，同时建立起目录数据与这些数字图像之间的紧密关联。

简而言之，档案数字化加工就是将纸质档案转换为电子档案进行保存。这一过程需遵循国家局颁布的《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）标准，包含数字化前处理、目录数据库构建、档案扫描、图像后期处理、数据挂接以及数字化成果的验收与移交等多个关键环节。

在我国，早给“数字化档案”下定义的人，是邹悦。他给数字化档案下的定义是：数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的档案。后来者也对数字化档案进行了补充。